Conferme e promemoria: email e WhatsApp

I messaggi automatici legati all'appuntamento sono due, uguali su entrambi i canali:

• Conferma — parte subito, nel momento in cui salvi l'appuntamento. Comunica al paziente che la visita è stata fissata, con data, ora, prestazione e sede.
• Promemoria — viene programmato e parte automaticamente prima della visita (per esempio qualche ora prima, oppure il giorno prima a un orario fisso). Ricorda al paziente l'appuntamento imminente e riduce dimenticanze e disdette.

A questi si aggiunge un caso particolare: quando elimini un appuntamento, Appuntoo può avvisare il paziente con una email di cancellazione (vedi più avanti).

Cosa serve perché il paziente riceva i messaggi? Dipende dal canale: un indirizzo email in anagrafica per le notifiche email, un numero di telefono per WhatsApp (vedi il capitolo Pazienti). In entrambi i casi il paziente non deve installare né configurare nulla.

Ogni conferma e ogni promemoria possono partire via email, via WhatsApp o su entrambi i canali. Le differenze da conoscere:

• Email — gratis: non consuma crediti, senza limiti di piano. È disponibile su tutti i piani, incluso il Free. Invia conferme e promemoria all'indirizzo email del paziente.
• WhatsApp — invia conferme e promemoria direttamente al numero di telefono del paziente. Ogni invio consuma un messaggio WhatsApp (un credito, vedi più sotto) e richiede un piano premium: con il piano Free la casella WhatsApp appare disattivata con l'indicazione Premium.

Come dice l'app stessa: «Puoi usare email e WhatsApp insieme oppure attivare un solo canale. La scelta predefinita potrà essere modificata per ogni appuntamento.» Un contatore in alto nella scheda mostra quanti canali attivi hai.

Tutto si configura una volta sola in Impostazioni → Profilo studio, scheda Notifiche. La scheda è divisa in tre blocchi:

1. Scegli i canali di notifica — gli interruttori delle due schede Email e WhatsApp viste sopra. Finché non attivi almeno un canale, l'app ricorda: «Attiva almeno un canale per configurare conferme e promemoria automatici.»
2. Messaggi automatici — configuri una sola volta conferma e promemoria, poi controlli come appariranno su ciascun canale attivo:
   • Conferma dell'appuntamento (Invio immediato) — inviata dopo la creazione dell'appuntamento con data, ora, prestazione e sede. Con Preseleziona nei nuovi appuntamenti la casella risulterà già spuntata quando crei un appuntamento.
   • Promemoria dell'appuntamento — scegli il Template messaggio: Standard oppure Con politica di disdetta, indicando in quel caso le Ore minime per la disdetta. Poi decidi Quando inviare il promemoria: Un numero di ore prima (es. 24) oppure Un numero di giorni prima, a un orario preciso (es. 1 giorno prima alle 18:00). Anche il promemoria ha la sua casella Preseleziona nei nuovi appuntamenti.
3. Impostazioni WhatsApp — compaiono solo con il canale WhatsApp attivo e «si applicano soltanto ai messaggi inviati tramite WhatsApp»: la casella Abilita notifiche in altre lingue e la Lingua WhatsApp predefinita (Italiano o Tedesco), proposta a ogni nuovo appuntamento e modificabile per il singolo paziente.

Sotto conferma e promemoria trovi l'Anteprima: con entrambi i canali attivi due linguette Email / WhatsApp mostrano il messaggio esattamente come arriverà. L'anteprima email riproduce lo stesso template usato per l'invio, con l'oggetto e dati di esempio; quella WhatsApp mostra la bolla del messaggio con i campi tra asterischi («I dati tra asterischi saranno sostituiti automaticamente») e si aggiorna in base al template selezionato.

Queste impostazioni valgono come predefinite: restano modificabili appuntamento per appuntamento (vedi il passo successivo).

Quando crei un appuntamento, nella finestra Nuovo appuntamento (vedi il capitolo Calendario) trovi la sezione Notifiche, già impostata secondo le tue preselezioni e i canali attivi. Qui puoi:

• Scegliere i canali della Conferma spuntando Email (etichettata gratis) e/o WhatsApp. «Seleziona almeno un canale per inviare la conferma.»
• Fare lo stesso per il Promemoria e controllarne o cambiarne la Data e ora promemoria.
• Scegliere i destinatari di conferma e promemoria tra Paziente, Tutore, Genitore e Contatto: utile quando, ad esempio, l'appuntamento è di un minore e va avvisato un genitore. Per ogni destinatario l'app mostra email e telefono disponibili: è selezionabile solo chi ha un recapito per i canali scelti.
• Selezionare la lingua delle notifiche per quel paziente (se hai abilitato le notifiche in altre lingue).

In fondo, il Riepilogo invii ti dice prima di salvare cosa partirà — ad esempio «Verranno inviati in totale 2 messaggi, 1 conferma e 1 promemoria» — e il conteggio per canale: «Email: 2 (gratis) · WhatsApp: 1 (crediti consumati: 1)». Lo stesso avviene quando sposti un appuntamento: Appuntoo ti propone di avvisare il paziente del nuovo orario.

Quando invece elimini un appuntamento, se il canale email è attivo e il paziente ha un indirizzo in anagrafica la finestra di conferma include la casella Invia email al paziente: «Se lasci attiva questa opzione, il paziente riceverà una email di cancellazione.»

I crediti riguardano solo WhatsApp: le email non si contano e non si esauriscono. Ogni messaggio WhatsApp inviato (conferma o promemoria) consuma un credito. I crediti provengono da due fonti diverse, che convivono nello stesso conteggio:

• Messaggi mensili — sono inclusi nel tuo abbonamento e si rinnovano a ogni ciclo. Scadono al rinnovo: quelli non usati nel periodo non vengono riportati al mese successivo.
• Messaggi da pacchetti — sono quelli che acquisti a parte. Non scadono mai: restano disponibili finché non li usi, anche oltre il rinnovo dell'abbonamento.

Vedi quanti messaggi ti restano in due punti:

• Nella barra in alto, sempre visibile: l'icona di WhatsApp con il numero dei messaggi disponibili. Cliccandoci si apre il Dettaglio Messaggi, che distingue i Mensili (scadono al rinnovo), quelli Da pacchetti (senza scadenza) e il Totale disponibili.
• Nella pagina Impostazioni → Messaggi, con il riquadro dei Messaggi Disponibili («Messaggi WhatsApp rimanenti») e l'elenco dei pacchetti.

Nella pagina Impostazioni → Messaggi c'è la scheda Cronologia Messaggi: l'elenco di tutto ciò che è stato inviato dallo studio. Per ogni riga vedi:

• Tipo — Conferma, Promemoria oppure Cancellazione.
• Paziente — a chi è stato inviato il messaggio.
• Inviato il — data e ora dell'invio.

Se non è ancora stato inviato nulla, la cronologia mostra Nessun messaggio trovato. È il posto giusto per verificare a colpo d'occhio che le notifiche siano partite correttamente; il dettaglio canale per canale del singolo appuntamento resta nella sua sezione Messaggi inviati.

Oltre ai messaggi mensili inclusi nell'abbonamento, puoi acquistare pacchetti aggiuntivi di messaggi WhatsApp. I pacchetti disponibili sono quattro:

• 150 messaggi — €10
• 300 messaggi — €19
• 600 messaggi — €35 Più conveniente
• 1000 messaggi — €55 Più venduto

I messaggi acquistati con un pacchetto non scadono mai: si aggiungono al totale disponibile e restano a disposizione anche dopo il rinnovo dell'abbonamento. Trovi i pacchetti nella pagina Impostazioni → Messaggi e nella sezione Abbonamento.

Per comprarne uno, scegli il pacchetto e completa il pagamento: l'acquisto avviene tramite Stripe, il circuito di pagamento sicuro. Una volta confermato, i messaggi sono subito accreditati e visibili nel contatore.

Appuntoo ti avvisa per tempo, così non rischi di lasciare i pazienti senza notifica:

• Quando i messaggi disponibili scendono sotto la soglia (meno di 20), compare un avviso di scarsità: è il momento giusto per pensare a un pacchetto.
• Quando i messaggi sono esauriti, vedi l'avviso Hai esaurito tutti i messaggi WhatsApp… e, nella finestra dell'appuntamento, Messaggi WhatsApp esauriti: WhatsApp non verrà inviato finché non saranno disponibili nuovi messaggi — anche i promemoria WhatsApp già pianificati restano fermi.

Le notifiche email non si fermano mai: come ricorda l'app, «le email restano gratuite e operative». Per riprendere anche con WhatsApp, acquista un pacchetto dalla pagina Messaggi: appena il pagamento è confermato, i nuovi messaggi sono disponibili e le notifiche tornano a partire.